근태기록부란?
근태기록부는 직원의 출근·퇴근 시각과 근무 형태(정상 근무, 연차, 지각, 조퇴 등)를 날짜별로 기록하는 장부입니다. 급여 계산, 연장근로 수당 산정, 연차 사용 관리의 기초 자료가 되며, 근무 시간을 둘러싼 다툼에서 양쪽 모두를 지키는 기록이 됩니다.
근로기준법상 사용자는 임금대장에 근로일수·근로시간수 등을 적어야 하고 관련 서류를 3년간 보존해야 합니다. 출퇴근 앱이나 지문 인식이 없는 소규모 사업장이라면 이런 종이 기록부가 그 기초 자료 역할을 합니다. 직원 한 명당 한 장씩 월 단위로 쓰는 구성입니다.
근태기록부 작성 방법
구분 표기를 정해 두기
정상 / 연차 / 반차 / 지각 / 조퇴 / 외근 / 출장 정도로 구분 표기를 통일하세요. 표기가 통일돼야 월말에 유형별 집계가 됩니다.
시각은 실제대로
정시로 몰아 적은 기록부는 분쟁에서 오히려 신뢰를 잃습니다. 실제 출퇴근 시각을 적고, 연장근로가 있었던 날은 비고에 사유를 남기세요.
월말에 본인 확인
월이 끝나면 본인이 기록을 확인하고 서명하게 하세요. 나중에 "그날 일찍 갔다/안 갔다"를 다투는 것보다 매달 확정하는 것이 서로에게 안전합니다.
작성 예시
8월 첫 주를 적는다면: 8/3 출근 09:00 퇴근 18:00 근무 8시간 정상, 8/4 연차(시각 비움), 8/5 출근 09:00 퇴근 21:30 근무 11.5시간 정상에 비고 "마감 대응 연장근로", 8/6 출근 09:40 지각에 비고 "사전 연락"처럼 하루 한 줄씩 기록합니다. 월말이면 연차 사용일과 연장근로 시간이 이 장부에서 바로 집계됩니다.
월말에 이 기록부에서 바로 뽑을 수 있는 것
하루 한 줄의 기록이 월말에는 네 가지 집계로 바뀝니다. 반대로 기록이 없으면 급여일마다 기억에 의존해 재구성해야 하고, 그 재구성이 분쟁의 시작이 되는 경우가 많습니다.
| 집계 항목 | 보는 방법 | 쓰이는 곳 |
|---|---|---|
| 근무일수 | 구분이 정상·외근·출장인 날 수 | 임금대장 근로일수 |
| 연차 사용일 | 구분이 연차·반차인 날 수 | 잔여 연차 관리 |
| 연장근로 시간 | 소정근로시간을 넘긴 근무의 기초 자료 | 수당 산정은 사업장 규모·근로계약 조건에 따름 |
| 지각·조퇴 횟수 | 구분 열 집계 | 복무 관리 |
주의사항
- 근태 기록은 직원 개인정보입니다. 열람 범위를 인사 담당자로 제한하고, 보관·폐기 기준을 정해 두세요.
- 연장·야간·휴일 근로의 수당 계산 기준은 회사 규정과 근로기준법에 따릅니다. 다툼이 있는 경우 고용노동부 상담(1350)을 활용하세요.
자주 묻는 질문
Q. 5인 미만 사업장도 근태 기록이 필요한가요?
임금·근로시간 확인을 위한 기록은 규모와 무관하게 도움이 됩니다. 다만 근로기준법 제60조의 법정 연차유급휴가는 원칙적으로 상시근로자 5인 이상 사업장에 적용되고, 5인 미만 사업장은 근로계약·취업규칙에 별도 약정이 있는지에 따라 달라집니다. 적용 여부가 애매하면 고용노동부 상담(1350)에서 확인하세요.
Q. 출퇴근 앱이 있는데도 종이 기록부가 필요한가요?
앱 기록이 있다면 그것이 기본 자료가 됩니다. 다만 앱 장애·현장직·외근처럼 앱이 못 담는 상황의 보조 기록으로, 또는 월 단위 확인·서명용 출력물로 종이 기록부를 함께 쓰는 조직이 많습니다.
Q. 입력한 내용은 어디에 저장되나요?
사용자의 브라우저에만 자동 저장되고 서버로 전송되지 않습니다. 직원 개인정보가 담기는 문서이므로 공유 PC에서는 데이터 삭제 버튼으로 지우는 것을 권합니다.
정보 근거
최종 검토일: 2026-08-16 · 실제 적용은 사업자 유형·계약 조건·상황에 따라 달라질 수 있습니다. 법률·세무 판단이 필요한 경우 전문가 또는 관계 기관에 확인하세요.
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