한 건의 거래에서 문서는 견적요청서 → 견적서 → 발주서 → 납품서 → 인수증 → 거래명세서 → 청구서 → 입금확인서(영수증) 순서로 오갑니다. 앞의 세 개는 거래를 만들어 가는 문서, 가운데 셋은 물건과 기록을 확인하는 문서, 마지막 둘은 돈을 마무리하는 문서입니다. 바로문서에서는 각 단계에서 변환 버튼 하나로 다음 문서에 품목·거래처가 그대로 넘어가므로 같은 내용을 다시 입력할 필요가 없습니다.
9단계 흐름 한눈에 보기
1단계 · 사는 쪽
견적요청서
여러 업체에 같은 조건으로 가격을 묻기 위해
2단계 · 파는 쪽
견적서
품목·단가·유효기간을 제안하기 위해
3단계 · 사는 쪽
발주서
이 조건대로 사겠다고 확정하기 위해
4단계 · 파는 쪽
납품서
받는 쪽이 품목·수량을 검수하도록
5단계 · 사는 쪽
인수증
정상 인수 사실을 확인해 주기 위해
6단계 · 파는 쪽
거래명세서
실제 주고받은 품목·금액을 기록으로 남기기 위해
7단계 · 파는 쪽
청구서
지급 기한·계좌를 명시해 지급을 요청하기 위해
8단계 · 파는 쪽
입금확인서
지급 완료를 확인해 거래를 완결하기 위해
9단계 · 파는 쪽
영수증
돈을 받았다는 사실을 증명하기 위해
문서별 시점·방향 비교
| 문서 | 작성 주체 | 작성 시점 | 목적 |
|---|---|---|---|
| 견적요청서 | 사는 쪽 | 거래 검토 단계 | 여러 업체에 같은 조건으로 가격을 묻기 위해 |
| 견적서 | 파는 쪽 | 요청을 받은 뒤 | 품목·단가·유효기간을 제안하기 위해 |
| 발주서 | 사는 쪽 | 견적 수락 시 | 이 조건대로 사겠다고 확정하기 위해 |
| 납품서 | 파는 쪽 | 물건을 보낼 때 | 받는 쪽이 품목·수량을 검수하도록 |
| 인수증 | 사는 쪽 | 물건을 받은 뒤 | 정상 인수 사실을 확인해 주기 위해 |
| 거래명세서 | 파는 쪽 | 거래 확정 후 | 실제 주고받은 품목·금액을 기록으로 남기기 위해 |
| 청구서 | 파는 쪽 | 대금을 받을 때 | 지급 기한·계좌를 명시해 지급을 요청하기 위해 |
| 입금확인서 | 파는 쪽 | 입금이 들어온 뒤 | 지급 완료를 확인해 거래를 완결하기 위해 |
| 영수증 | 파는 쪽 | 현금을 받은 뒤 | 돈을 받았다는 사실을 증명하기 위해 |
모든 거래에 7개가 전부 필요한 것은 아닙니다. 소액 거래는 견적서와 영수증만으로 끝나기도 하고, 반복 거래는 발주서와 거래명세서 위주로 돌아갑니다. 필요한 단계만 골라 쓰되, 어느 단계를 생략했는지 양쪽이 알고 있으면 됩니다.
실제 거래 한 건으로 보는 예시
사무용 의자 10개(단가 88,000원)를 거래한다고 해 보겠습니다. 사는 쪽이 견적요청서에 "사무용 메쉬 의자, 헤드레스트 포함, 10개"를 적어 두 업체에 보냅니다. 한 업체가 견적서로 "단가 88,000원, 공급가액 880,000원, 부가세 88,000원, 합계 968,000원, 유효기간 2주"를 회신합니다. 사는 쪽이 이 조건 그대로 발주서를 보내면 거래가 확정됩니다.
파는 쪽은 물건을 보내며 납품서를 동봉하고, 인수 서명을 받습니다. 이어서 거래명세서로 기록을 남기고, 청구서에 "지급 기한 8월 31일, 입금 계좌"를 적어 보냅니다. 입금이 현금으로 이루어졌다면 영수증을 발행해 마무리합니다. 바로문서에서는 견적서에 입력한 품목·금액이 발주서·거래명세서·청구서·영수증까지 변환 버튼으로 이어지므로, 이 예시 전체에서 품목을 입력하는 것은 처음 한 번뿐입니다.
자주 헷갈리는 문서 구분
견적서와 거래명세서
견적서는 거래 전에 가격과 조건을 제안하는 문서이고, 거래명세서는 거래가 끝난 뒤 실제로 주고받은 품목과 금액을 확인하는 문서입니다. 시점이 거래의 앞과 뒤로 정반대입니다.
납품서와 거래명세서
납품서는 물건이 도착하는 순간의 검수용 문서로 물건과 함께 이동합니다. 거래명세서는 거래 확정 후 정산·증빙용 기록에 가깝습니다. 작은 거래에서는 납품서가 명세서를 겸하기도 합니다.
청구서와 세금계산서
청구서는 지급을 요청하는 문서로 정해진 법정 서식이 없습니다. 세금계산서는 부가가치세법상 증빙으로 국세청 전자 발행이 원칙입니다. 실무에서는 청구서로 금액을 확정하고 입금 전후에 세금계산서를 발행하는 흐름이 흔합니다.
발주서와 계약서
발주서는 견적 조건을 받아들여 주문을 확정하는 문서로, 견적서와 짝을 이루면 합의의 증거가 됩니다. 금액이 크거나 조건이 복잡한 거래라면 발주서와 별도로 계약서를 쓰는 것이 안전합니다.
자주 묻는 질문
Q. 순서를 건너뛰면 문제가 되나요?
법적으로 정해진 순서는 없습니다. 다만 단계가 빠질수록 "언제 무엇이 합의됐는지"의 증거가 줄어듭니다. 최소한 금액이 확정되는 문서(견적서 또는 발주서)와 돈이 오간 증거 (영수증 또는 입금 기록)는 남기는 것이 안전합니다.
Q. 문서 변환은 어떻게 쓰나요?
각 문서 페이지 하단의 변환 버튼을 누르면 공급자·거래처·품목이 다음 문서로 그대로 넘어갑니다. 예를 들어 견적서를 다 쓴 뒤 "발주서로 변환"을 누르면 품목이 채워진 발주서가 열립니다. 데이터는 브라우저 안에서만 이동합니다.
Q. 세금계산서도 여기서 만들 수 있나요?
세금계산서는 국세청 홈택스 전자 발행이 원칙이라 이 사이트에서는 만들지 않습니다. 대신 거래명세서·청구서로 금액을 확정해 두면 홈택스 발행 시 그대로 옮겨 적으면 됩니다.
정보 근거
최종 검토일: 2026-08-15 · 문서 사용 방식은 업종·거래 관계에 따라 달라질 수 있습니다. 세무 처리가 필요한 경우 세무 대리인 또는 관계 기관에 확인하세요.
거래의 시작은 견적서입니다
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