발주서란?
발주서는 "이 품목을 이 수량과 가격으로 주문합니다"라는 구매 의사와 거래 조건을 문서로 남기는 자료입니다. 견적서가 파는 쪽의 제안이라면, 발주서는 사는 쪽의 주문 의사 표시입니다. 계약 성립 여부는 구체적인 내용과 상대의 승낙에 따라 판단이 달라질 수 있지만, 견적서·발주서·수주 확인 기록은 합의된 조건을 확인하는 중요한 증빙이 되므로 수량·단가·납기를 명확히 적는 것이 서로를 보호합니다.
구두 발주의 위험은 겪어본 사람만 압니다. "급하니까 일단 보내주세요"로 시작한 거래는 수량이 달라도, 단가가 달라도 증명할 방법이 없습니다. 한 장짜리 발주서가 그 분쟁 비용을 없애줍니다.
발주서 작성 방법
받은 견적서 기준으로 작성
견적서를 받았다면 그 품목·단가를 그대로 옮기는 것이 원칙입니다. 이 서비스의 견적서 페이지에서 "발주서로 변환"을 누르면 자동으로 옮겨집니다(발주자·수주자 위치가 바뀌는 점만 확인하세요).
납기와 납품 장소는 구체적으로
"빠른 시일 내"가 아니라 날짜로 적습니다. 지연 배상 논의는 날짜가 있어야 시작이라도 할 수 있습니다.
결제 조건 명시
선금 여부, 정산 주기(납품 후 월말 등), 대금 지급 방법을 비고에 적어두면 청구 단계의 마찰이 줄어듭니다.
작성 예시
바로상사의 견적(사무용 의자 10개, 개당 88,000원 부가세 별도)을 수락해 발주한다면: 발주자 정보에 우리 회사, 수주자에 바로상사를 적고 품목을 그대로 옮깁니다. 공급가액 880,000원 + 부가세 88,000원 = 968,000원. 납기 "2026-08-30, 본사 창고", 결제 조건 "납품 확인 후 7일 내 계좌이체"까지 적으면 완성입니다.
발주서 한 장의 법적 무게
견적서가 청약의 유인이라면, 발주서는 그 조건으로 주문하겠다는 의사 표시에 가깝습니다. 상대가 이를 수락하면 계약 성립의 근거가 될 수 있고, 견적서와 발주서가 짝을 이루면 "어떤 조건으로 합의했는가"를 확인하는 증빙이 됩니다. 계약서를 따로 쓰지 않는 소규모 거래일수록 이 기록의 무게가 커지므로, 견적서와 다른 조건(수량 변경, 납기 단축)으로 발주할 때는 그 차이를 발주서에 명시하고 상대의 확인을 받아 두세요.
발주 취소·변경은 시점에 따라 다르다
취소 가능 여부는 계약 조건이 우선입니다. 표는 계약서 없이 발주서만 오간 거래의 일반적인 처리 방향이며, 다툼이 생기면 문서로 남긴 기록이 기준이 됩니다.
| 시점 | 일반적인 처리 | 남겨야 할 기록 |
|---|---|---|
| 상대가 준비 착수 전 | 협의로 취소·변경 가능한 경우가 많음 | 취소 요청과 상대 동의 (메일 등) |
| 자재 발주·생산 착수 후 | 발생 비용 부담 협의가 필요 | 착수 여부 확인과 비용 합의 내용 |
| 납품 완료 후 | 취소가 아니라 반품·정산의 문제 | 반품 사유와 수량, 수정 명세서 |
주의사항
- 발주서의 단가가 견적서와 다르면 수주 쪽에서 거절하거나 재견적을 요구할 수 있습니다. 임의로 고치지 말고 협의 후 반영하세요.
- 납기만 적고 지연 시 처리(배상·해제 조건)를 안 적는 경우가 많습니다. 중요한 거래라면 비고에 한 줄이라도 남기세요.
자주 묻는 질문
Q. 발주서와 주문서는 다른 문서인가요?
실무에서는 같은 뜻으로 씁니다. 기업 간 거래(B2B)에서는 발주서(PO)라는 표현이, 소비자 대상에서는 주문서가 더 흔할 뿐 구성 항목은 같습니다.
Q. 발주서만으로 계약이 성립하나요?
상대가 이를 수락(수주 확인)하면 계약의 성립 근거가 될 수 있습니다. 금액이 크거나 조건이 복잡한 거래라면 별도 계약서를 쓰는 것이 안전하며, 이 양식은 계약서를 대체하지 않습니다.
Q. 발주 후 수량을 바꾸고 싶으면요?
변경 발주서를 다시 발행하고 기존 발주번호를 참조로 적는 것이 깔끔합니다. 구두 변경은 원래 발주서의 증빙력을 흐립니다.
Q. 입력한 발주 내용은 저장되나요?
사용자의 브라우저에만 자동 저장됩니다. 서버로 전송되지 않으며 데이터 삭제 버튼으로 즉시 지울 수 있습니다.
정보 근거
최종 검토일: 2026-08-14 · 실제 적용은 사업자 유형·계약 조건·상황에 따라 달라질 수 있습니다. 법률·세무 판단이 필요한 경우 전문가 또는 관계 기관에 확인하세요.
이 문서가 업무 흐름 어디에 있는지 궁금하다면: 거래 문서 흐름 정리 (견적요청부터 영수증까지)