납품서란?
납품서는 발주받은 물건을 실제로 전달할 때 물건과 함께 보내는 문서입니다. "주문하신 품목을 이 수량만큼 보냅니다"라는 통지이자, 받는 쪽이 검수할 때 대조하는 기준표가 됩니다. 박스에 동봉하거나 기사 편에 전달해, 인수자가 품목·수량을 확인하고 서명하는 방식으로 쓰입니다.
거래명세서와 겹쳐 보이지만 시점과 방향이 다릅니다. 납품서는 물건이 도착하는 순간의 검수용 문서이고, 거래명세서는 거래 확정 후 정산·증빙용 기록에 가깝습니다. 작은 거래에서는 납품서가 명세서를 겸하기도 하며, 이 서비스에서는 납품서를 작성한 뒤 버튼 하나로 거래명세서로 변환할 수 있습니다.
납품서 작성 방법
발주서와 품목·수량 일치
납품서의 기준은 받은 발주서입니다. 발주서에서 변환해 온 뒤 실제 출고 수량으로만 고치세요. 분할 납품이라면 이번 회차 수량만 적고 비고에 "2차 납품 예정"을 남깁니다.
납품일·장소를 정확히
지연 여부를 따지는 기준이 됩니다. 특히 관공서·대기업 납품은 도착 일시가 검수 서류와 맞아야 대금 처리가 매끄럽습니다.
인수 확인을 받아두기
인쇄한 납품서에 인수자 서명을 받고 1부를 회수하세요. "물건을 받았다"는 사실의 가장 확실한 증거가 됩니다.
작성 예시
발주받은 사무용 의자 10개 중 재고 문제로 이번 주 7개만 먼저 보낸다면: 수량을 7로 고치고(공급가액 616,000원 + 부가세 61,600원 자동 계산), 비고에 "잔여 3개 8/20 납품 예정"을 적습니다. 남은 3개를 보낼 때 같은 발주번호를 참조한 2차 납품서를 발행하면 수량 추적이 깔끔합니다.
분할 납품, 수량이 안 꼬이게 관리하는 법
발주 100개를 3회에 나눠 보내는 거래에서 수량 분쟁이 가장 잦습니다. 회차별 납품서에 같은 발주번호를 참조로 적고, 비고에 누적·잔여 수량을 남기면 어느 시점에 얼마가 오갔는지 문서만으로 추적됩니다.
| 회차 | 이번 납품 | 비고에 적을 것 |
|---|---|---|
| 1차 | 40개 | 발주 PO-2026-031 / 누적 40, 잔여 60 |
| 2차 | 40개 | 발주 PO-2026-031 / 누적 80, 잔여 20 |
| 3차 (최종) | 20개 | 발주 PO-2026-031 / 납품 완료, 누적 100 |
인수 확인은 서명 한 줄이 전부가 아니다
인수자 서명을 받을 때 확인해야 할 것은 세 가지입니다. 서명한 사람이 받을 권한이 있는 담당자인지, 서명 시점에 수량·외관 확인이 실제로 이루어졌는지, 그리고 서명받은 1부를 파는 쪽이 회수했는지입니다. 특히 경비실·택배 대리 수령처럼 검수 없이 서명되는 경우는 "검수 전 수령"임을 비고에 적어 두어야 이후 하자 발견 시 다툼이 줄어듭니다.
주의사항
- 인수 서명 전에 파손·수량 부족을 발견하면 그 자리에서 납품서에 기재하게 하세요. 서명 후 발견된 하자는 책임 소재 다툼이 됩니다.
- 발주 수량과 다른 수량을 보내면서 납품서를 발주 수량대로 적으면 안 됩니다. 실제 보낸 수량이 기준입니다.
자주 묻는 질문
Q. 납품서와 거래명세서 중 뭘 써야 하나요?
물건과 함께 보내는 검수용이면 납품서, 정산·세금계산서 별첨용이면 거래명세서가 자연스럽습니다. 둘 다 필요한 거래라면 납품서 작성 후 변환 버튼으로 명세서를 만들면 됩니다.
Q. 납품서에 금액을 꼭 적어야 하나요?
필수는 아닙니다. 검수 목적이면 품목·수량만으로 충분한 경우도 있습니다. 다만 금액까지 적어두면 이후 정산 단계에서 대조가 쉬워, 대부분 단가·금액을 함께 적습니다.
Q. 분할 납품은 어떻게 처리하나요?
회차별로 납품서를 따로 발행하고 같은 발주번호를 참조로 적습니다. 마지막 회차에 누적 수량을 비고로 남기면 발주 수량과의 대조가 한눈에 됩니다.
Q. 입력한 내용은 저장되나요?
사용자의 브라우저에만 자동 저장되고 서버로 전송되지 않습니다. 데이터 삭제 버튼으로 즉시 지울 수 있습니다.
최종 검토일: 2026-08-14
이 문서가 업무 흐름 어디에 있는지 궁금하다면: 거래 문서 흐름 정리 (견적요청부터 영수증까지)