지출결의서란?
지출결의서는 회사 돈을 쓰기 전(또는 쓴 직후) 어디에 얼마를 왜 지출하는지 정리해 결재를 받는 내부 문서입니다. 외부로 나가는 문서가 아니라서 법정 서식은 없지만, 지출의 근거를 남기고 승인 절차를 거쳤음을 증명하는 문서라 규모가 작은 회사일수록 오히려 중요합니다.
핵심은 적요와 증빙의 연결입니다. 적요에 지출 내용을 구체적으로 적고, 뒷면이나 별첨으로 영수증·세금계산서를 붙여 두면 나중에 세무조사나 내부 감사에서 그 지출을 소명하는 데 걸리는 시간이 몇 분으로 줄어듭니다.
지출결의서 작성 방법
적요는 검색 가능한 수준으로
비품 구입이라고만 적지 말고 회의실 모니터 27인치 1대처럼 적습니다. 몇 달 뒤 장부와 대조할 때 적요만 보고 무슨 지출인지 알 수 있어야 합니다.
지급 방법을 명확히
법인카드·계좌이체·현금 중 무엇으로 나갔는지 적습니다. 회계 처리 계정과 증빙 종류가 지급 방법에 따라 달라집니다.
증빙을 반드시 연결
영수증·계산서 건수를 비고에 적고 실물은 결의서 뒤에 첨부합니다. 증빙 없는 결의서는 반쪽짜리입니다.
작성 예시
회의실 모니터 1대 350,000원과 케이블 2개 15,000원을 법인카드로 구입했다면: 적요 두 줄을 입력하면 합계 380,000원과 한글 금액(일금 삼십팔만원정)이 자동 표기됩니다. 결재란이 포함돼 있어 인쇄 후 담당·팀장·대표 순서로 서명을 받으면 됩니다.
증빙 종류별 첨부 방법
지출결의서의 힘은 첨부된 증빙에서 나옵니다. 지출 방식에 따라 붙여야 할 증빙이 다릅니다.
| 지출 방식 | 첨부할 증빙 | 주의 |
|---|---|---|
| 법인·사업용 카드 | 카드 매출전표 (또는 카드사 내역) | 개인카드 결제는 정산 절차가 별도로 필요 |
| 현금 (3만원 이하) | 간이영수증 또는 현금영수증 | 받는 분에 회사명이 적힌 것 |
| 현금 (3만원 초과) | 세금계산서 또는 지출증빙용 현금영수증 | 소득공제용 현금영수증은 용도가 다름 |
| 계좌이체 | 세금계산서·계산서 + 이체확인증 | 이체 기록만으로는 적격 증빙이 아님 |
| 경조사비 | 청첩장·부고 사본 등 | 적격 증빙 기준과 다른 별도 한도 적용 |
지출 내역을 계정별로 적으면 좋은 이유
"사무용품비", "차량유지비", "복리후생비"처럼 회사에서 쓰는 계정 이름으로 내역을 적어 두면, 월말 장부 작성 때 결의서를 다시 분류하는 수고가 사라집니다. 어떤 계정을 쓰는지 모르겠다면 경리 담당자에게 자주 쓰는 계정 목록을 받아 두세요. 같은 성격의 지출이 매달 다른 이름으로 적히는 것이 장부를 어지럽히는 가장 흔한 원인입니다.
주의사항
- 결재 전에 지출이 먼저 나간 경우, 결의일자를 소급해 적지 말고 실제 날짜대로 적은 뒤 사유를 비고에 남기는 것이 감사에서 안전합니다.
- 증빙 없는 현금 지출이 반복되면 세무상 비용 인정에서 불리해집니다.
자주 묻는 질문
Q. 지출결의서와 품의서는 다른가요?
품의서는 지출 전에 승인을 구하는 문서, 지출결의서는 실제 지출을 확정·기록하는 문서로 구분하는 회사가 많습니다. 소규모 조직은 지출결의서 하나로 겸하는 경우도 흔합니다.
Q. 금액이 작아도 써야 하나요?
회사 내규에 따릅니다. 다만 소액이라도 반복되는 지출(간식비·소모품)은 월 단위로 묶어 한 장으로 결의하면 부담 없이 기록이 남습니다.
Q. 개인 돈으로 먼저 쓰고 청구할 때도 쓰나요?
그 경우 경비 청구(환급) 성격이므로 지급처를 본인으로, 지급 방법을 계좌이체로 적고 사용 영수증을 첨부하는 방식으로 흔히 씁니다.
Q. 입력 내용이 서버에 저장되나요?
아니요. 브라우저에만 자동 저장되고 서버로 전송되지 않습니다.
정보 근거
최종 검토일: 2026-08-14 · 실제 적용은 사업자 유형·계약 조건·상황에 따라 달라질 수 있습니다. 법률·세무 판단이 필요한 경우 전문가 또는 관계 기관에 확인하세요.
이 문서가 업무 흐름 어디에 있는지 궁금하다면: 지출 증빙 구분 정리 (간이영수증·카드전표·세금계산서 차이)