시말서란?
시말서는 업무상 잘못이나 규정 위반이 있었을 때 그 내용을 인정하고 재발하지 않겠다고 약속하는 문서입니다. 경위서가 사실의 기록이라면 시말서는 반성과 다짐의 표명입니다. 회사 입장에서는 같은 문제가 반복될 때 경고의 근거가 되고, 작성자 입장에서는 사안을 매듭짓는 절차가 됩니다.
쓰기 전에 확인할 것이 하나 있습니다 — 사실관계에 다툼이 있다면 시말서가 아니라 경위서를 먼저 써야 합니다. 시말서는 잘못을 인정하는 문서이므로, 인정하지 않는 내용을 담아 제출하면 이후 절차에서 불리하게 작용할 수 있습니다.
시말서 작성 방법
사실 → 인정 → 다짐의 3단 구성
무슨 일이 있었고(사실), 무엇이 잘못이었으며(인정), 앞으로 어떻게 할 것인지(다짐)를 순서대로 씁니다. 장황한 해명은 역효과입니다.
다짐은 구체적 행동으로
주의하겠습니다보다 발송 전 팀장 확인을 거치겠습니다처럼 확인 가능한 행동을 적어야 진정성이 전해집니다.
분량은 한 장 이내
시말서는 길수록 좋은 문서가 아닙니다. 핵심만 담아 한 장으로 끝내는 것이 관행입니다.
작성 예시
고객사에 잘못된 단가를 안내한 건이라면: 발생 내용에 언제 어떤 단가를 잘못 안내했는지, 다짐에 "견적 발송 전 더블체크 절차를 지키겠다"를 적습니다. 서명 후 제출하고 사본을 보관하세요.
인정할 것과 넓히지 말아야 할 것
인정하는 범위는 실제 일어난 일까지
일어난 사실과 본인의 행위는 구체적으로 인정하되, "평소에도 부주의했다" 같은 성향 단정이나 확인되지 않은 결과(손해 규모 등)까지 스스로 확장해 적지 않습니다.
경위는 변명과 다르다
왜 그렇게 됐는지의 맥락(업무 폭주, 절차 공백)은 사실이라면 적는 것이 맞습니다. 다만 맥락 설명이 책임 회피로 읽히지 않도록, 본인의 행위 인정을 먼저 쓰고 맥락을 뒤에 붙이세요.
처분 관련 문구는 신중히
"어떤 처벌도 감수하겠습니다" 같은 문구는 관행적으로 쓰이지만 필수가 아닙니다. 징계 절차가 예상되는 사안이라면 제출 전에 문구를 검토하고, 필요시 고용노동부 상담(1350)을 활용하세요.
재발 방지 대책은 행동으로 적는다
"앞으로 더욱 주의하겠습니다"는 대책이 아니라 다짐입니다. 재발 방지란에는 행동의 변화를 적어야 문서가 설득력을 가집니다. "발송 전 수신자·첨부파일을 체크리스트로 확인하겠습니다", "마감 전날 팀장 사전 검토를 요청하겠습니다"처럼 구체적인 절차 변화로 적으면, 같은 실수가 반복됐을 때와 그렇지 않을 때의 평가가 달라집니다.
주의사항
- 사실과 다른 내용을 인정하는 문구는 절대 넣지 마세요. 서명한 시말서는 이후 절차에서 본인 진술로 취급됩니다.
- 제출 전 사본을 보관하고, 구두로 들은 후속 조치(구두 경고로 종결 등)는 메모로 남겨두세요.
자주 묻는 질문
Q. 시말서 제출을 강요당하면 어떻게 하나요?
본인이 잘못을 인정하지 않는 사안에 대한 시말서 강요는 다툼의 여지가 있습니다. 이 경우 사실관계만 담은 경위서 제출로 갈음을 요청하거나, 고용노동부 상담(1350)을 활용하세요.
Q. 시말서를 쓰면 징계를 받은 건가요?
시말서 제출 자체는 징계가 아닌 경우가 많지만, 회사 취업규칙에 따라 경고 등 징계의 일종으로 규정된 곳도 있습니다. 취업규칙의 징계 조항을 확인하세요.
Q. 시말서가 쌓이면 해고 사유가 되나요?
시말서 누적 자체가 자동으로 해고 사유가 되는 것은 아니며, 해고는 근로기준법상 정당한 이유가 필요합니다. 다만 반복 위반의 기록으로 참작될 수 있습니다.
정보 근거
최종 검토일: 2026-08-14 · 실제 적용은 사업자 유형·계약 조건·상황에 따라 달라질 수 있습니다. 법률·세무 판단이 필요한 경우 전문가 또는 관계 기관에 확인하세요.
이 문서가 업무 흐름 어디에 있는지 궁금하다면: 재직·경력·사직 서류 정리 (상황별 안내)